Achat

OBJECTIF

L’achat permet d’entrer les achats ou les factures rattachés aux appels de service.

Le champ État permet de déterminer le type d’entrée.

prérequis

Étapes

maestro* > Appels de service > Appels de service > Fonctions > Achat

Créer une commande ou une facture

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Champ

Description

Fournisseur*

Code du fournisseur lié à l’achat.

Date*

Date de la facture.

NOTE : Cette date est considérée comme étant une date comptable.

État

Valeurs disponibles :

Commande

Utilisé pour entrer une commande.

Facture

Utilisé pour entrer une facture.

NOTE : Seules les transactions à l’état Facture génèrent une écriture comptable lors du transfert.

No facture*

Numéro de facture de l’achat.

Date due

Date due de la facture.

NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses.

Si aucune date due n’est entrée, le système calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle.

Si aucune date réelle n’est entrée, le système calcule la date due selon la date de transaction.

Si aucun terme de paiement n’est entré, le système inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.

Date réelle

Date réelle de la facture

NOTE : Cette date peut être utilisée dans le cas où il n’est pas possible d’entrer la date réelle de la facture dans le champ Date, par exemple dans le cas où la période financière est fermée.

NOTE : Le système calcule la date due à partir de la date réelle de la transaction. Cette date apparaît sur le chèque.

Bon commande

Numéro de bon de commande correspondant à l’achat.

NOTE : Ne pas confondre avec les bons de commande entrés via le module Achats et approvisionnement.

% Retenue

Pourcentage de retenue ou montant de retenue à prendre sur la facture.

Mode

Mode de retenue avec ou sans taxes.

Escompte

Montant d’escompte à prendre sur la facture.

Terme de paiement

Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.

NOTE : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.

NOTE : Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.

Compte CAP*

Compte de grand livre des comptes fournisseurs affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnements ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Retenue*

Compte de grand livre de retenue affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses du module Comptabilité ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Escompte*

Compte de grand livre d’escompte affecté par la transaction.

NOTE : Si les Configurations diverses du module Comptabilité ont été complétées, le compte s’affiche par défaut.

Déb. immédiat

Permet de créer un déboursé immédiatement après le transfert de l’achat, si à Oui.

No chèque

Numéro du chèque à créer lors du déboursé immédiat.

NOTE : Si le champ est vide, le système génère le numéro de chèque automatiquement, selon le compteur de chèque de l’option Gestion des comptes de banque.

NOTE : Si un numéro est inscrit manuellement, le système ne demande pas de l’imprimer et il est impossible de l’imprimer à nouveau.

Banque

Banque où le chèque est émis, dans le cas où le champ Déb. immédiat est à Oui.

NOTE : Le système inscrit le compte de banque défini dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il utilise celui des Configurations diverses.

Section Ventilation :

Champ

Description

Matériel

Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.

Description

Description de l’item.

NOTE : Cette description s’affiche au niveau de la Liste des transactions et dans la Consultation des fournisseurs lors du forage sur une facture.

No d’appel*

Numéro de l’appel.

Groupe

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.

Quantité

Quantité de la dépense.

P.U.

Prix unitaire de la dépense.

% Esc

Pourcentage d’escompte.

NOTE : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes/fournisseur, il s’inscrit automatiquement.

Montant*

Montant de la dépense avant taxes (ou avec les taxes si celles-ci sont incluses).

Tx 1

Premier code de taxe applicable à la dépense.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.

Tx 2

Deuxième code de taxe applicable à la dépense.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.

Identification

Identification de l’item.

NOTE : L’identification peut être un numéro de série si le Mode gestion éléments est 3-No Série ou une dimension si le Mode gestion éléments est 4-Dimension variable dans la Gestion du catalogue.

Spécif. 2

Numéro de réservation.

NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.

Champ	Description
Matériel	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.
Description	Description de l’item. NOTE : Cette description s’affiche au niveau de la Liste des transactions et dans la Consultation des fournisseurs lors du forage sur une facture.
No d’appel*	Numéro de l’appel.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
Quantité	Quantité de la dépense.
P.U.	Prix unitaire de la dépense.
% Esc	Pourcentage d’escompte. NOTE : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes/fournisseur, il s’inscrit automatiquement.
Montant*	Montant de la dépense avant taxes (ou avec les taxes si celles-ci sont incluses).
Tx 1	Premier code de taxe applicable à la dépense. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.
Tx 2	Deuxième code de taxe applicable à la dépense. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des fournisseurs ou lors de l’entrée de la transaction.
Identification	Identification de l’item. NOTE : L’identification peut être un numéro de série si le Mode gestion éléments est 3-No Série ou une dimension si le Mode gestion éléments est 4-Dimension variable dans la Gestion du catalogue.
Spécif. 2	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.

Cliquer sur Enregistrer.
Cliquer sur Transférer.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024